Hosted VoIP und Team Collaboration
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Gehostete VoIP-Lösungen und teambasierte Zusammenarbeit – das perfekte Traumpaar?

In den scheinbar fernen Tagen des zwanzigsten Jahrhunderts waren Kommunikation und Zusammenarbeit kein großes Thema. Wir mussten am Schreibtisch sitzen, um per Telefon zu kommunizieren, oder saßen für die Zusammenarbeit mit Kollegen an einem runden Tisch. Im Grunde verbrachten wird also 8 Stunden pro Tag über ein großes Stück Holz gebeugt. Mit E-Mails und Mobiltelefonen kam die große Freiheit. Dachten wir zumindest. Stattdessen hatten wir lediglich das Stück Holz gegen die Ketten unserer Internetverbindungen eingetauscht und waren abhängig von WLAN-Empfang und den vom Unternehmen zugelassenen Geräten (Blackberry, Laptop usw.).

Der erste Schritt in Richtung Freiheit

Mit der Einführung von 4G/LTE wurden viele dieser Ketten gesprengt. Wir können uns die meiste Zeit auf unsere mobile Breitbandverbindung verlassen und haben die Freiheit, unsere eigenen Geräte für die Arbeit auszuwählen – dabei spielt es keine Rolle, ob die Wahl auf ein iPhone, ein Chromebook oder ein Galaxy Tablet fällt. Im Rechenzentrum allerdings sieht es oft ganz anders aus, denn viele IT-Abteilungen sind noch immer an on-premises bereitgestellte TK-Anlagen gebunden, über die die für das Unternehmen erfolgsentscheidenden Kernkommunikationsfunktionen bereitgestellt werden – allerdings nicht die für mobile Zusammenarbeit.

Mitarbeiter handeln in Eigenregie

Wenn bei Kommunikation und Zusammenarbeit keine echte Freiheit gegeben ist, handeln Mitarbeiter ihren Einzelinteressen entsprechend. Sie laden Apps wie Skype und Slack auf ihre Mobilgeräte, verwenden Dienste wie Dropbox, um Dateien zu speichern und untereinander auszutauschen, und nehmen im Allgemeinen Abstand von der Vorstellung einer in sich geschlossenen Umgebung für Kommunikation und Zusammenarbeit, die der IT-Abteilung eigentlich vorschweben würde und die sicher und zuverlässig wäre. Die Schatten-IT kostet ein Unternehmen mehr als Sie denken – doch es gibt einen Ausweg.

Der Umstieg auf ein anderes Modell

Mit einer gehosteten VoIP-Lösung kann die Kommunikation vom Rechenzentrum des Unternehmens entkoppelt und in der Cloud bereitgestellt werden. Das bedeutet, dass allen Mitarbeitern dasselbe sichere, zuverlässige, unternehmensgerechte Benutzererlebnis zuteilwird, ganz gleich, wo sie sich aufhalten oder welches Gerät sie verwenden. Ebenso wichtig ist, dass eine gehostete VoIP-Lösung die IT-Mitarbeiter entlastet, sodass diese nicht mehr Telefontechniker spielen und neue Telefondienste bereitstellen, die Telefonhard- und -software in jedem Büro warten und ständig das Netzwerkteam wegen Leistungsproblemen belagern müssen.

Die Ursache, nicht die Symptome behandeln

Gehostete VoIP-Lösungen sind eine mögliche Maßnahme zur Steigerung der Produktivität, doch eine Schwalbe macht noch keinen Frühling. Ohne eine Komponente für Unified Collaboration in Ihrem Kommunikationssystem wird Ihr Unternehmen nach wie vor anfällig für die Symptome der Schatten-IT sein, da die einzelnen Benutzer lieber ihre eigenen Apps herunterladen, anstatt zwischen separaten Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit hin- und herzuwechseln.

Unserer Erfahrung nach passt für Unternehmen die Kombination aus Kommunikation und Zusammenarbeit in einer einzigen Cloud-Lösung perfekt zusammen.

Ausmerzen der Schatten-IT

Durch die Kombination aus Kommunikation und Zusammenarbeit wird verhindert, dass Mitarbeiter im Dschungel der „nicht genehmigten“ Cloud-Apps auf Beutefang gehen und sich etwas besorgen, das sie sonst nicht bekommen: ein einfaches Benutzererlebnis, bei dem ein nahtloser Übergang zwischen Sprachkommunikation, Tools zur Zusammenarbeit, Konferenzfunktionen und vielem mehr möglich ist. Außerdem wird IT-Mitarbeitern die Verwaltung dieser Tools erleichtert, da nur ein Katalog von Sicherheits- und Unternehmensrichtlinien erforderlich ist. Dies ist für den Fall wichtig, dass Ihr Unternehmen bestimmte Anforderungen hinsichtlich Datenschutz oder Compliance erfüllen muss.

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